Planeje seus gastos e receitas através de um fluxo de caixa eficiente.

Planeje seus gastos e receitas através de um fluxo de caixa eficiente.

Toda empresa possui receitas e despesas que costumam ser pagas em diferentes datas. Muitas vezes é preciso pagar fornecedores a vista e vender os produtos a prazo. Além dos custos das mercadorias, a empresa precisa pagar seus funcionários e outras despesas fixas. Esse “Gap” de tempo entre o pagamento das despesas e o recebimento dos clientes pode fazer com que falte dinheiro caso o fluxo de caixa não seja bem controlado. Ter um bom controle do fluxo de caixa é uma das funções mais importantes para uma gestão financeira eficiente. Este controle evita que o caixa seja comprometido com falta ou excesso de recursos, e ajuda a empresa a planejar melhor seus gastos e suas receitas, evitando a falta de dinheiro e fazendo os investimentos corretos quando está em abundância.

fEscolha a sua ferramenta de fluxo de caixa

O primeiro passo é escolher qual ferramenta será utilizada. Passou-se o tempo em que o fluxo de caixa era controlado em um caderno de entradas e saídas. Hoje, uma simples planilha eletrônica pode automatizar parte do processo e facilitar a organização, e em empresas pequenas que não desejam ter muitos controles pode ser o suficiente para seus gestores. Porém, a ideia é que o fluxo de caixa seja controlado através de um sistema de gestão, também conhecido como ERP. Como o ERP é uma ferramenta que organiza os processos financeiros da empresa, ele consegue automatizar grande parte da alimentação de informações em um fluxo de caixa. Isso porque ele simplesmente busca as informações dos módulos de contas a pagar e receber, vendo o que está programado e organizando em um formato de fácil visualização. Seja em uma planilha eletrônica ou através um ERP, algumas dicas são importantes para que se tenha um fluxo de caixa bem estruturado e que facilite o planejamento financeiro da empresa, vamos ver quais são estas dicas:

Alimente seu fluxo de caixa com frequência

Ter disciplina é um comportamento fundamental na gestão do fluxo de caixa. Muitas pessoas deixam “furos” nos registros por esquecerem de adicionar entradas e saídas porque demoram muito para alimentar seus sistemas. Tente alimentar seu fluxo de caixa sempre que houver uma entrada ou saída de dinheiro, e se não for possível, crie uma rotina diária ou no máximo semanal para realizar este trabalho. Outro erro comum em muitas empresas é que gestores costumam ignorar pequenos valores e não fazem qualquer tipo de registro. Quando acumulados, estes valores podem gerar informações erradas e prejudicar o planejamento financeiro.

Defina uma maneira de identificar receitas e despesas

Normalmente os sistemas ERP já oferecem este tipo de visualização automática. Mas se você utilizar uma planilha eletrônica ou qualquer outra ferramenta, a diferenciação entre entradas e saídas precisa estar muito clara e organizada. Separe por colunas ou cores diferentes, sempre colocando ao lado o saldo em caixa. Assim fica fácil evitar que falte recursos e se tem uma visão mais realista do resultado.

Crie categorias para classificar suas receitas e despesas

Ao alimentar o fluxo de caixa com os valores, além de informar o motivo do lançamento procure também criar categorias por tipos de receita ou despesa, como no exemplo a seguir:

Destino

Categoria

Valor

Saldo

Operadora telefonia

Internet

-R$ 300,00

R$ 2.000,00

Edifícil XYZ

Aluguel

-R$ 1500,00

R$ 500,00

Venda Produto X

Produtos

R$ 450,00

R$ 950,00

Venda Serviços

Serviços

R$ 800,00

R$ 1.750,00

A divisão por categorias facilita a leitura e ajuda os gestores a identificarem onde sua empresa pode estar gastando mais, ou quais tipos de produto/serviço trazem mais resultado para o negócio.

Crie centros de custos para agrupar suas despesas e receitas

Assim como as categorias, os centros de custo podem ser criados para facilitar a visualização do fluxo de caixa e costumam ser utilizados em empresas com estruturas ou pouco maiores. Os centros de custos podem ser criados como setores da empresa, ou dividido por filiais. Da seguinte forma:

Destino

Categoria

Centro de custo

Valor

Saldo

Operadora

Internet

Filial Centro

-R$ 300,00

R$ 2.000,00

Edifícil XYZ

Aluguel

Matriz

-R$ 1500,00

R$ 500,00

Venda Produto X

Produtos

Filial 2

R$ 450,00

R$ 950,00

Venda Serviços

Serviços

Matriz

R$ 800,00

R$ 1.750,00

Esta divisão tem o mesmo objetivo de organização e controle, e facilita a identificação de tendências ou problemas em um determinado centro de custo. Os gestores conseguem ter uma visão muito mais rápida de qual filial ou setor está gerando maiores despesas, quais precisam de mais recursos no caixa e quais estão trazendo mais resultados para o negócio.

Visualize de forma estruturada e planeje seus gastos e receitas

Com um fluxo de caixa organizado, atualizado e dividido por categorias e centros de custo, fica fácil ter uma visualização clara da saúde financeira do negócio. Este controle do fluxo de caixa ajuda os gestores a terem uma visão clara da necessidade de capital de giro, para evitar que falte recursos, e evitar também que não fique dinheiro parado na conta, que poderia estar sendo investido de alguma outra forma. O controle do fluxo de caixa também deve estar sempre alinhado com áreas do negócio como o controle de estoque e os times de vendas e marketing. Dessa forma, a empresa consegue visualizar com antecedência a necessidade de compra de matéria prima, entradas e receitas, possibilitando que negocie melhor com seus fornecedores e planeje melhor seus investimentos.

Considerações Finais

O controle de fluxo de caixa é uma tarefa relativamente simples, mas fundamental na gestão financeira de uma empresa. Esta é uma tarefa muitas vezes negligenciada por gestores que acabam tendo uma visão destorcida da saúde financeira do seu negócio, e quando percebem, tem dificuldades em reverter. Cuidar bem do fluxo de caixa da sua empresa irá lhe ajudar a planejar seus gastos de acordo com a previsão de receitas, evitando a necessidade de empréstimos e tornando o negócio sustentável a longo prazo. E você, como controla o fluxo de caixa na sua empresa? Acompanhe nosso blog e veja outras dicas de gestão que irão lhe ajudar a ter ainda mais sucesso em seu negócio!